Wersja 2026-09-30
Polityka prywatności
Ten dokument wyjaśnia, jak PetPuls przetwarza dane osobowe w panelu behawiorysty, w portalu opiekuna i na tej stronie. Napisaliśmy go prostym językiem; podstawą prawną jest RODO (rozporządzenie 2016/679) oraz polska ustawa o ochronie danych osobowych.
1. Kto jest operatorem PetPuls
Operatorem platformy PetPuls jest Jakub Pawlak, NIP 5214016567 („Operator”, „my”). W sprawach danych osobowych napisz na [email protected]. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – skala i charakter przetwarzania tego nie wymagają; jeśli to się zmieni, zaktualizujemy ten dokument.
2. Dane behawiorystów, trenerów i pracowników praktyk (Operator jako administrator)
Jakie dane
- dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), zdjęcie profilowe, hasło w postaci skrótu (Argon2id), ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego;
- dane praktyki: nazwa, adres, NIP, godziny pracy, cennik informacyjny, logo, treść wizytówki i regulaminu praktyki;
- dane techniczne: adres IP, przeglądarka i urządzenie, czas logowań i sesji, identyfikatory urządzeń zaufanych, wpisy dziennika audytu (kto, kiedy, co zmienił);
- treści publikowane poza praktyką: wpisy na forum behawiorystów, wydarzenia i zgłoszenia moderacyjne;
- korespondencja z nami (zgłoszenia, pytania, wsparcie techniczne).
Po co i na jakiej podstawie
- świadczenie usługi (założenie i prowadzenie konta, logowanie, praca w panelu) – wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- bezpieczeństwo (blokada po nieudanych logowaniach, powiadomienie o logowaniu z nowego urządzenia, dziennik audytu, kopie zapasowe) – nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f;
- forum i wydarzenia widoczne dla użytkowników innych praktyk – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b); autor jest podpisany imieniem, nazwiskiem i zdjęciem profilowym;
- komunikaty o usłudze (zmiany, przerwy techniczne, bezpieczeństwo) – prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f; nie wysyłamy marketingu bez zgody;
- obowiązki prawne (np. rozliczenia, gdy usługa stanie się płatna) – art. 6 ust. 1 lit. c.
Jak długo
Przez czas trwania umowy (istnienia konta praktyki). Po zamknięciu praktyki dane są usuwane albo anonimizowane niezwłocznie, a z kopii zapasowych znikają w cyklu ich rotacji (do 30 dni). Dziennik audytu przechowujemy 2 lata od wpisu. Praktyka, która nie przedłużyła okresu próbnego, ma 30 dni trybu tylko do odczytu, potem 90 dni zawieszenia – i dopiero wtedy dane są usuwane.
3. Dane opiekunów i zwierząt (praktyka jako administrator, Operator jako podmiot przetwarzający)
Behawiorysta wpisuje do PetPuls dane swoich klientów: imię i nazwisko, kontakt, adres wizyt domowych, dane zwierząt, kwestionariusze, notatki z sesji, plany terapii, nagrania, dokumenty do podpisu, rozmowy na czacie. Administratorem tych danych jest praktyka behawiorysty – to ona decyduje, jakie dane zbiera i na jakiej podstawie (zwykle: umowa o usługę behawioralną i prawnie uzasadniony interes), i to ona odpowiada na Twoje pytania jako opiekuna. My przetwarzamy te dane wyłącznie na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia, i nie wykorzystujemy ich do własnych celów.
Jako podmiot przetwarzający zapewniamy w szczególności:
- oddzielenie danych każdej praktyki (izolacja na poziomie bazy danych, kontrola dostępu w każdym zapytaniu);
- szyfrowanie pól medycznych i behawioralnych w bazie (AES-256) oraz szyfrowanie transmisji (TLS);
- dostęp pracowników praktyki tylko w zakresie ich roli i uprawnień; dostęp naszego wsparcia technicznego wyłącznie w trybie wsparcia, z podanym powodem, ograniczony w czasie i zapisany w dzienniku audytu praktyki;
- kopie zapasowe w Unii Europejskiej, szyfrowane, rotowane co 30 dni;
- narzędzia do realizacji praw: kopia dokumentacji dla opiekuna (art. 15), anonimizacja klienta na żądanie (art. 17), rejestr zgód z wersją dokumentu, adresem IP i czasem.
Portal opiekuna
Konto w portalu zakłada praktyka (albo powstaje przy rezerwacji online). Logujesz się linkiem z e-maila lub kodem SMS – nie przechowujemy hasła. W portalu sam(a) decydujesz o kanałach powiadomień (e-mail, SMS, push) i o zgodzie marketingowej; każdą zmianę zapisujemy w rejestrze zgód. Wpisy dziennika zachowań, zdjęcia i filmy, które dodajesz, widzi praktyka prowadząca terapię oraz domownicy, z którymi dzielisz zwierzę.
Newsletter PetPuls (Operator jako administrator)
Przy rezerwacji, w formularzu zapytania, w kwestionariuszu albo w ustawieniach portalu możesz osobnym polem zapisać się na newsletter PetPuls – porady o zachowaniu zwierząt i nowości aplikacji. To inna zgoda niż zgoda na wiadomości marketingowe od praktyki: jej administratorem jesteśmy my, praktyka jej nie widzi i nie wykorzystuje, a wycofanie jednej nie zmienia drugiej. Przetwarzamy wtedy Twój adres e-mail, imię, język, informację, gdzie i kiedy wyraziłeś(-aś) zgodę (z adresem IP), oraz stan doręczeń wiadomości – na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę wycofasz w każdej chwili linkiem „Wypisz się z newslettera PetPuls” w każdym wydaniu, w ustawieniach portalu albo pisząc do nas. Adres przechowujemy do wycofania zgody, a ślad zgody i jej wycofania – przez okres przedawnienia roszczeń, jako dowód. Nie śledzimy otwarć ani kliknięć.
4. Asystent AI i transkrypcja nagrań
Jeśli praktyka włączy asystenta AI, wybrane treści (transkrypcja notatki głosowej, treść notatki lub sprawy, pytanie o dokumentację) są przekazywane do OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. dla użytkowników z EOG) w celu wygenerowania szkicu, streszczenia lub transkrypcji. Korzystamy z API na warunkach biznesowych: dane nie służą do trenowania modeli, a przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych i umowy powierzenia (Data Processing Addendum). Nagrania audio przechowujemy 30 dni, potem zostaje sam transkrypt. Praktyka może wyłączyć asystenta w ustawieniach, a nagrywanie wymaga zgody opiekuna zapisanej w rejestrze.
5. Komu powierzamy dane (podprocesorzy)
| Odbiorca | Cel | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| Mikrus (mikr.us) – serwer w centrum danych Hetzner Online GmbH | serwery aplikacji, baza danych, pliki, kopie zapasowe | Finlandia (Unia Europejska) |
| OVH Sp. z o.o. (poczta e-mail) | wysyłka e-maili transakcyjnych (linki logowania, przypomnienia o wizytach) | Unia Europejska |
| OpenAI Ireland Ltd. | asystent AI i transkrypcja – tylko gdy praktyka włączy tę funkcję | Irlandia / USA (standardowe klauzule umowne, DPA) |
| SMSAPI sp. z o.o. | SMS-y z kodem logowania i przypomnieniami – po uruchomieniu kanału SMS | Polska |
| Google LLC (Google Calendar) | dwukierunkowa synchronizacja kalendarza – tylko gdy behawiorysta sam połączy swoje konto Google | USA (Data Privacy Framework) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | ustalenie położenia adresu praktyki i adresu wizyty domowej (czas dojazdu) – bez nazwiska | Wielka Brytania (decyzja Komisji o adekwatności) |
| dostawcy przeglądarek (Apple, Google, Mozilla) | doręczanie powiadomień push – tylko po włączeniu ich w portalu | zależnie od dostawcy |
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów reklamowych. Organom publicznym przekazujemy je wyłącznie na podstawie przepisów prawa.
6. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Ta strona informacyjna nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych. Panel i portal używają wyłącznie plików niezbędnych do działania: ciasteczka sesji odświeżającej logowanie (HttpOnly, Secure) oraz pamięci przeglądarki na ustawienia widoku, kolejkę zadań odhaczonych bez sieci i dane instalacji aplikacji (PWA). Nie stosujemy śledzenia reklamowego ani narzędzi zewnętrznych, dlatego nie prosimy o zgodę na cookies. Czcionki są serwowane z naszych serwerów – Twój adres IP nie trafia do zewnętrznych dostawców czcionek.
7. Twoje prawa
- dostęp i kopia danych (art. 15) – behawiorysta: z ustawień konta; opiekun: praktyka generuje kopię dokumentacji w zakresie „dla opiekuna” (odpowiedzi z kwestionariuszy, plan, raporty, dziennik, nagrania);
- sprostowanie (art. 16) – w ustawieniach konta lub przez praktykę;
- usunięcie (art. 17) – zamknięcie konta praktyki w ustawieniach; opiekun: anonimizacja kartoteki przez praktykę (dokumentacja zostaje bez danych identyfikujących);
- ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych (art. 18, 20, 21);
- cofnięcie zgody w dowolnym momencie (marketing, nagrywanie, analiza AI) – bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
- skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Jeśli jesteś opiekunem, w pierwszej kolejności zgłoś się do swojej praktyki – to ona jest administratorem Twoich danych. Jeśli nie możesz się z nią skontaktować, napisz do nas; przekażemy żądanie i pomożemy je zrealizować.
8. Bezpieczeństwo
Szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie pól wrażliwych w bazie, hasła w postaci skrótów Argon2id, sprawdzanie haseł z listą wycieków, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (obowiązkowe dla administratorów platformy), limity prób logowania, blokada adresów IP przy zgadywaniu haseł, dziennik audytu bez możliwości edycji, kopie zapasowe szyfrowane i testowane, serwery w Unii Europejskiej.
9. Zmiany dokumentu
O istotnej zmianie polityki poinformujemy w panelu i portalu, a przy zmianie wymagającej ponownej akceptacji – poprosimy o nią przy następnym logowaniu. Wersję dokumentu zapisujemy razem z każdą zgodą.
Obowiązuje od 2026-09-30.