Załącznik nr 1 do regulaminu · wersja 2026-10-22

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa określa, jak operator PetPuls przetwarza dane klientów praktyki i ich zwierząt na jej zlecenie (art. 28 RODO). Jest zawierana razem z akceptacją regulaminu i obowiązuje przez czas korzystania z Platformy. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w regulaminie. Dokument można zapisać i wydrukować.

§ 1. Strony

1. Administrator – Praktyka, która zawarła z Usługodawcą umowę o korzystanie z Platformy (dane z konta organizacji: nazwa, adres, NIP).
2. Podmiot przetwarzający – Jakub Pawlak, ul. Mariana Zdziechowskiego 7/38, 02-659 Warszawa, NIP 5214016567, e-mail kontakt@petpuls.pl („Operator”).

§ 2. Przedmiot, charakter i czas przetwarzania

1. Operator przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w celu świadczenia usługi Platformy: przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie uprawnionym użytkownikom, wysyłka powiadomień, generowanie dokumentów, transkrypcja i wsparcie asystenta AI (jeśli Administrator je włączy), kopie zapasowe.
2. Kategorie osób: klienci Administratora (opiekunowie zwierząt), osoby składające zapytania i rezerwacje online, lekarze weterynarii otrzymujący raporty, osoby z zespołu Administratora.
3. Kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres konsultacji, dane zwierząt (w tym stan zdrowia i zachowanie zwierzęcia), treść kwestionariuszy, notatek, raportów i planów, pliki oraz nagrania audio i wideo, korespondencja na czacie, dokumenty podpisane, zgody, dane logowania do portalu, dane techniczne (adres IP, urządzenie).
4. Dane szczególnej kategorii: Platforma nie jest przeznaczona do przetwarzania danych o zdrowiu ludzi. Jeśli opiekun ujawni takie dane (np. w kwestionariuszu), Administrator odpowiada za podstawę prawną (art. 9 ust. 2 RODO); Operator przechowuje pola dokumentacji w postaci zaszyfrowanej.
5. Nagranie, które użytkownik wskaże na swoim Dysku Google, zostaje na jego Dysku; na polecenie tego użytkownika Operator nadaje plikowi uprawnienie „każdy, kto ma link, może wyświetlać” i przechowuje tylko jego identyfikator i opis (szczegóły – polityka prywatności, sekcja 5).
6. Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy o korzystanie z Platformy; po jej zakończeniu – § 8.

§ 3. Obowiązki Operatora

1. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – poleceniem są regulamin, konfiguracja konta i czynności użytkowników Administratora w Platformie – chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na Operatora prawo; wtedy informuje o tym Administratora, o ile prawo tego nie zabrania.
2. Operator zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy. Osoba z zespołu PetPuls ma dostęp do danych Administratora wyłącznie w trybie wsparcia: z podanym powodem, na ograniczony czas, z wpisem w dzienniku audytu Administratora i z powiadomieniem e-mailem właściciela konta.
3. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w załączniku A.
4. Operator korzysta z podprocesorów wymienionych w § 5. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora informuje co najmniej 14 dni wcześniej (komunikat w panelu i e-mail do właściciela konta); Administrator może wnieść sprzeciw, a w razie braku porozumienia – wypowiedzieć umowę bez kosztów.
5. Operator pomaga Administratorowi realizować prawa osób (art. 15–22 RODO) narzędziami Platformy (kopia dokumentacji, anonimizacja, rejestr zgód, eksport), a poza nimi – w rozsądnym terminie na wniosek e-mailem. Administrator poleca Operatorowi realizować w jego imieniu żądanie opiekuna o przekazanie kopii dokumentacji zwierzęcia (art. 15 ust. 3 i art. 20 RODO), złożone w portalu: innej praktyce w Platformie, w której opiekun jest klientem, albo jako plik do pobrania. Kopia obejmuje dane udostępnione opiekunowi oraz plan ćwiczeń terapii (a także zachowania i cele, jeśli Administrator je zapisał); notatki wewnętrzne nie są przekazywane. Administrator dostaje informację o przekazaniu bez nazwy praktyki docelowej; od chwili przekazania administratorem kopii jest praktyka docelowa.
6. Operator pomaga Administratorowi wypełniać obowiązki z art. 32–36 RODO, w szczególności informuje o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, podając charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, prawdopodobne konsekwencje i podjęte środki.
7. Operator udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków (art. 28 ust. 3 lit. h RODO) i umożliwia audyt – po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku (chyba że audyt wynika z naruszenia ochrony danych albo żądania organu), na koszt Administratora, z zachowaniem poufności danych innych praktyk.

§ 4. Obowiązki Administratora

1. Administrator zapewnia podstawę prawną przetwarzania i spełnia obowiązek informacyjny wobec osób, których dane wprowadza.
2. Administrator zbiera wymagane zgody (marketing, nagrywanie konsultacji, udostępnienie danych lekarzowi weterynarii) – Platforma je rejestruje, ale o ich treści i zakresie decyduje Administrator.
3. Administrator zarządza dostępem swojego zespołu (role, uprawnienia, odebranie dostępu). Przy ustawieniu „behawioryści widzą tylko swoich klientów” behawiorysta widzi historię terapii prowadzoną przez inną osobę dopiero po zgodzie opiekuna wyrażonej w portalu; dotychczasowy prowadzący zachowuje dostęp, a przy odejściu osoby z zespołu Administrator przekazuje jej pracę następcy bez zgody opiekuna.
4. Administrator nie wprowadza danych, których przetwarzanie w Platformie byłoby niezgodne z prawem.

§ 5. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z podprocesorów wymienionych niżej. Operator nakłada na nich obowiązki ochrony danych co najmniej równoważne tej umowie.

§ 6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie przy usługach Cloudflare, OpenAI i Google wymienionych w § 5 – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

§ 7. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za szkody wynikłe z naruszenia własnych obowiązków (art. 82 RODO). Ograniczenia odpowiedzialności wobec Praktyki niebędącej konsumentem określa § 16 regulaminu.

§ 8. Zakończenie

Przed zamknięciem konta Administrator może pobrać dane (lista klientów w CSV i dokumentacja zwierząt). Po zakończeniu umowy Operator usuwa albo anonimizuje dane niezwłocznie; z kopii zapasowych znikają one w cyklu ich rotacji (do 30 dni). Gdy konto przechodzi w tryb tylko do odczytu i zawieszenie po końcu opłaconego okresu albo nie zostaje opłacone po rejestracji, dane są usuwane w terminach z § 5 i § 14 regulaminu. Faktury Operator przechowuje przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

Załącznik A – środki techniczne i organizacyjne

• Izolacja danych praktyk: identyfikator praktyki w każdej tabeli, filtr w warstwie aplikacji i zabezpieczenie na poziomie wierszy bazy danych (PostgreSQL Row-Level Security).
• Szyfrowanie: transmisja TLS, pola dokumentacji i tokeny dostępu w bazie szyfrowane AES-256-GCM, hasła jako skróty Argon2id, sprawdzanie haseł z listą wycieków.
• Uwierzytelnianie: uwierzytelnianie dwuskładnikowe (obowiązkowe dla administratorów platformy), limity prób logowania, blokada adresów IP przy zgadywaniu haseł, powiadomienie o logowaniu z nowego urządzenia, sesje z rotacją tokenów.
• Kontrola dostępu: role i uprawnienia, widoczność klientów ograniczana ustawieniami praktyki, pliki dostępne tylko według reguł modułu, do którego należą.
• Rozliczalność: dziennik audytu (logowania, uprawnienia, odczyty i zmiany dokumentacji, eksporty, tryb wsparcia) bez możliwości edycji, przechowywany 2 lata.
• Ciągłość działania: codzienne szyfrowane kopie zapasowe bazy danych, przechowywane 30 dni.
• Monitorowanie: alerty o awariach i zbieranie błędów aplikacji na własnym serwerze (bez treści dokumentacji, z maskowaniem danych osobowych w logach).
• Organizacja: dostęp zespołu PetPuls do danych praktyki wyłącznie w trybie wsparcia, rejestr naruszeń ochrony danych.

Obowiązuje od 2026-10-22.